Privacyverklaring

Penningmeester.ai B.V. · Professor van der Waalsstraat 32, 2014 EG Haarlem · KvK 96218886

In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij beschrijven hoe het platform nu werkt, ook waar dat nog niet is zoals wij het willen.

1. Wie wij zijn

Minerva Digital is een handelsnaam van Penningmeester.ai B.V., een besloten vennootschap naar Nederlands recht. Als deze verklaring "wij", "ons" of "Minerva" zegt, bedoelt zij Penningmeester.ai B.V.

Wij leveren het Minerva-platform en de producten die daarop draaien, waaronder Vera (voor gemeenteraden, griffies en fracties) en Lars (voor public affairs en landelijke politiek).

2. In het kort

• Voor de documenten, gesprekken en andere inhoud die klanten in het platform zetten, zijn wij verwerker. De klantorganisatie bepaalt wat ermee gebeurt. Wij gebruiken die inhoud niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.
• Voor onze website, accounts, facturering, beveiliging, onze eigen verkoop en de openbare politieke documenten die wij zelf verzamelen, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
• Het platform draait in de EU (Google Cloud, België). De AI-verwerking is standaard niet volledig in de EU. Een groot deel loopt via aanbieders in de Verenigde Staten, zoals OpenAI. Hoofdstuk 6 en 8 leggen uit hoe en met welke waarborgen.
• Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties.
• U kunt uw gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, en bezwaar maken. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.

3. Onze twee rollen

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke, die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt, en de verwerker, die gegevens verwerkt in opdracht van een ander.

4. Gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn

Bewaartermijnen staan per onderdeel hieronder en samengevat in hoofdstuk 9.

4.1 Bezoekers van onze website

Wij meten alleen zonder cookies. Wij plaatsen geen cookies voor statistieken of marketing, lezen niets van uw apparaat uit, gebruiken geen fingerprinting en koppelen een websitebezoek niet aan u als persoon. Uw IP-adres en browsertype gebruiken wij alleen op het moment van het bezoek om de dagelijks wisselende sleutel te berekenen; wij slaan ze niet op (het IP-adres staat alleen enkele minuten in een teller tegen misbruik). Omdat er niets op uw apparaat wordt opgeslagen of uitgelezen, vragen wij hiervoor geen toestemming. Dit is een eigen afweging van Minerva, geen extern juridisch advies. Onze lettertypen staan op onze eigen server, zodat Google Fonts geen gegevens ontvangt. Stuurt uw browser een "Do Not Track"- of "Global Privacy Control"-signaal, dan meten wij niets.

Onze website wordt gehost door Vercel (Frankfurt). De bezoekstatistieken komen binnen op onze eigen server bij Hetzner in Falkenstein, Duitsland (EU), via Cloudflare.

Bewaren: 13 maanden; daarna bewaren wij alleen totalen die niet tot een bezoek of persoon te herleiden zijn.

4.2 Contact, demo's en proefaccounts

Wij vragen niet naar uw politieke partij. Het contactformulier draait op dezelfde server als de bezoekstatistieken (paragraaf 4.1).

Bewaren: 12 maanden na het laatste contact als er geen overeenkomst volgt; het bewijs van acceptatie van voorwaarden en privacyverklaring zolang het account bestaat en daarna nog 2 jaar. Wordt u klant, dan gelden de termijnen van 4.3 en 4.4.

4.3 Accounthouders

Dit geldt voor gebruikers die een klantorganisatie in het platform uitnodigt.

Voor gebruikers die door een klantorganisatie zijn uitgenodigd, is de grondslag niet een overeenkomst met henzelf maar ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de overeenkomst met hun organisatie (art. 6 lid 1 sub f AVG). Zonder naam, e-mailadres en wachtwoord kunnen wij geen account aanmaken; andere velden zijn optioneel. Wij sturen gebruikers geen marketing-e-mails zonder afzonderlijke toestemming.

Bewaren: zolang het account bestaat. U kunt uw account zelf wissen in de instellingen: het wordt dan direct geanonimiseerd en al uw sessies worden beëindigd. Eindigt de overeenkomst met uw organisatie, dan verwijderen wij de accounts en de klantinhoud binnen 30 dagen volgens een vaste, vastgelegde procedure, en bevestigen wij dat op verzoek schriftelijk.

4.4 Facturering en administratie

Bewaren: 7 jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.

4.5 Beveiliging, misbruik en audit

Bewaren: serverlogboeken met IP-adressen 30 dagen; sessies verlopen na uiterlijk 30 dagen; gegevens over het gebruik van de browserextensie 12 maanden; auditregels 2 jaar. De oudste auditregel dateert van maart 2026; de automatische verwijdering na 2 jaar wordt vóór maart 2028 ingericht.

4.6 Onze eigen verkoop en outreach, en de zakelijke contactdatabank

Wij benaderen professionals die baat kunnen hebben bij onze diensten, zoals raadsleden, griffiers, fractievoorzitters, public-affairsprofessionals en medewerkers van bedrijven, per e-mail en via LinkedIn. Daarvoor houden wij een databank bij met zakelijke contact- en bedrijfsgegevens. Deze gegevens krijgen wij meestal niet van u zelf. Daarom vermelden wij ook de bronnen (art. 14 AVG).

4.7 Openbare politieke en bestuurlijke informatie

Voor Vera en Lars verzamelen wij zelf openbare documenten en gegevens van overheden en volksvertegenwoordigingen, en maken die doorzoekbaar en analyseerbaar voor onze klanten. Deze gedeelde collectie is van ons, niet van een klant, en blijft bestaan als een klant vertrekt. Deze gegevens krijgen wij niet van u zelf; daarom vermelden wij de bronnen (art. 14 AVG).

4.8 Wettelijke verplichtingen

Wij verstrekken persoonsgegevens aan politie, justitie, toezichthouders of rechters als de wet of een rechterlijke uitspraak dat vereist, en niet meer dan nodig is (art. 6 lid 1 sub c AVG).

5. Gegevens die wij verwerken als verwerker voor onze klanten

Plaatst een klantorganisatie documenten, berichten, opnames, notities of contactgegevens in het platform, of laat zij uitvoer genereren, dan is zij de verwerkingsverantwoordelijke en wij de verwerker. Staan uw gegevens in die inhoud, wend u dan voor uw rechten in de eerste plaats tot die organisatie; krijgen wij uw verzoek, dan sturen wij het door (hoofdstuk 12).

Wat wij als verwerker doen en niet doen:

• Wij verwerken klantinhoud alleen om de dienst te leveren die de klant afneemt, en volgens haar instructies, zoals de keuzes die haar beheerders in het platform maken.
• Wij gebruiken klantinhoud niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen of te laten trainen. Gegevens over het gebruik van het platform, zoals aantallen aanroepen, kosten en foutmeldingen, verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke voor facturering, beveiliging en beheer (paragraaf 4.3 en 4.4); voor verbetering van het platform gebruiken wij die alleen geaggregeerd, zonder klantinhoud.
• Kwaliteitscontroles op ingelezen documenten en op uitvoer, zoals controles op cijfers en bronvermeldingen, doen wij als onderdeel van de dienst, binnen de omgeving van de klant.
• Inhoud van een klant is niet zichtbaar voor andere klanten. Die scheiding wordt afgedwongen in de applicatie: elke databasevraag en elke actie van een AI-assistent wordt op de server beperkt tot de eigen organisatie.
• Koppelt een klant met een eigen account of licentie een dienst van een derde, zoals Apollo, Google Drive, Microsoft Outlook of Instantly, dan heeft de klant zelf een overeenkomst met die partij; die partij is geen subverwerker van ons. De gegevens die via zo'n koppeling in het platform komen, verwerken wij namens de klant.
• De afspraken over deze verwerking (art. 28 AVG) staan in onze Verwerkersovereenkomst, die via de Algemene voorwaarden (art. 10.2) deel uitmaakt van de overeenkomst met elke klant. De Verwerkersovereenkomst staat op app.minerva-digital.io/nl/verwerkersovereenkomst. Heeft een klant een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met ons getekend, dan gaat die voor.

Consultancy en maatwerk. Ook bij een Opdracht (advies, consultancy of het bouwen van een oplossing zoals een app of een automatisering, zie hoofdstuk 12 van de Algemene voorwaarden) is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat geldt ook als wij in de eigen omgeving van de klant werken, zoals Microsoft 365, of met hulpmiddelen zoals n8n, Zapier of Make. Wij gebruiken die gegevens alleen voor de Opdracht en niet voor andere klanten, en verwijderen wat wij ervan onder ons hebben binnen 14 dagen na afloop. De afspraken hierover staan in de aanvulling voor consultancy op de Verwerkersovereenkomst.

6. Hoe de AI-verwerking werkt

• Taak, niet model. Elke AI-aanroep in het platform hoort bij een taaktype. Elk taaktype is gekoppeld aan een model van een bepaalde aanbieder. Valt een aanbieder uit, dan schakelt het platform automatisch over naar een ander model, ook als dat bij een andere aanbieder draait, binnen de aanbieders in hoofdstuk 7. Wij kunnen het gekozen model wijzigen zonder nieuwe softwareversie.
• Welke modellen. Wij gebruiken taalmodellen van OpenAI (VS), Google Gemini, Mistral (Frankrijk), Cohere (VS) en Anthropic (VS, in het platform alleen als reserve), en open-source modellen die in de EU draaien bij Lyceum (Parijs en Finland). Welk model een taak uitvoert, verschilt per taak en kan in de tijd veranderen. Alle aanbieders staan in hoofdstuk 7.
• Google Gemini. Gemini-modellen draaien deels via Google Cloud in de EU-regio europe-west1 (België) en deels via het wereldwijde endpoint van Google; daar kan Google de verwerking ook buiten de EU uitvoeren.
• Zoeken in documenten. Om documenten doorzoekbaar te maken, maken wij van elk tekstdeel een zoekvector (embedding). Dat gebeurt bij Cohere, ook voor elke zoekvraag. Van elk ingelezen document maakt OpenAI daarnaast een reservevector. Cohere herordent ook zoekresultaten.
• Spraak naar tekst. Opnames, zoals opnames van openbare vergaderingen en dicteren in het platform, zetten wij om in tekst met het Whisper-model van OpenAI (VS).
• Zoeken op internet. Als een assistent op internet zoekt, gaat de zoekvraag naar Perplexity AI, Brave Search en, voor bedrijven en plaatsen, Google Places (alle VS).
• Geen training. Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen. Wij gebruiken de zakelijke diensten van de aanbieders. OpenAI, Google, Anthropic en Perplexity gebruiken volgens hun zakelijke voorwaarden de gegevens niet voor training. Training op klantdata is bij alle aanbieders die dat als instelling aanbieden (zoals Mistral en Cohere) uitgeschakeld. fal.ai, dat wij zelden gebruiken om afbeeldingen te maken, mag volgens zijn voorwaarden gede-identificeerde gegevens gebruiken om zijn eigen dienst te verbeteren.
• Bewaring bij aanbieders. Aanbieders bewaren invoer en uitvoer volgens hun eigen voorwaarden tijdelijk, vooral om misbruik op te sporen: OpenAI, Anthropic, Mistral en Cohere tot 30 dagen; Google houdt invoer tot 24 uur in een cache en bewaart invoer alleen als zijn systemen mogelijk misbruik signaleren, dan tot 90 dagen; Brave zoekvragen tot 90 dagen; Perplexity bewaart niets. Wij hebben geen afspraken over direct wissen (zero data retention).
• Alleen in de EU. Een organisatie kan kiezen voor verwerking alleen in de EU. De taalmodellen komen dan alleen van aanbieders die in de EU draaien: Mistral, open-source modellen bij Lyceum en Gemini in de EU-regio. Sommige functies kunnen dan beperkter zijn: heeft een functie geen aanbieder in de EU, dan is die functie beperkt of niet beschikbaar. De precieze inrichting spreken wij met de klant af.
• De mens beslist. Het platform stelt voor; mensen beslissen. Acties die iets wegschrijven of versturen, wachten standaard op goedkeuring door een gebruiker. Uitzonderingen: een beheerder kan voor een hulpmiddel automatische goedkeuring instellen; en Vera start twee soorten taken (de voorbereiding van een vergadering en de analyse van een coalitieakkoord) zonder aparte goedkeuring als de geschatte prijs onder een per organisatie instelbare drempel ligt (standaard 15 credits).
• Juistheid. AI-uitvoer kan onjuist zijn. Antwoorden bevatten bronvermeldingen; in briefings mogen cijfers alleen uit een gecontroleerd cijferregister komen en een controle schrapt bronnen die niet bestaan. Controleer uitvoer altijd voordat u erop vertrouwt.

7. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen de volgende dienstverleners in. De meeste verwerken gegevens in onze opdracht, en voor klantinhoud als onze subverwerker. Met al deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Stripe, Google Places en Brave Search (voor zoekvragen) treden voor een deel op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor gelden ook hun eigen privacyverklaringen. Hunter.io is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen databank met contactgegevens.

Altijd actief

AI-aanbieders

Alleen bij bepaalde functies of voor onze eigen outreach

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Opslag staat in de EU, maar zoals hierboven beschreven worden gegevens voor AI-verwerking, zoeken op internet en enkele functies doorgegeven aan aanbieders in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. Wij doen dat alleen met een waarborg uit hoofdstuk V AVG:

• Verenigde Staten: het EU-VS Data Privacy Framework voor aanbieders die daarvoor gecertificeerd zijn (Google, Vercel, Upstash, Mailgun, Stripe, Nylas en Cloudflare), en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) uit de verwerkersovereenkomst van de aanbieder (OpenAI, Anthropic, Cohere, Perplexity, Brave, Hunter.io, HeyReach, Instantly, SerpAPI en fal.ai). Voor elk van de aanbieders zonder certificering hebben wij een beoordeling van de doorgifte (TIA) uitgevoerd.
• Verenigd Koninkrijk: het adequaatheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk.

Amerikaanse bedrijven vallen onder Amerikaanse wetgeving, zoals de CLOUD Act, waardoor Amerikaanse autoriteiten in bepaalde gevallen toegang tot gegevens kunnen vorderen, ook als die in de EU zijn opgeslagen. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via privacy@minerva-digital.io.

9. Bewaartermijnen samengevat

10. Beveiliging

Wat wij doen:

• Servers en database in de EU (Google Cloud, België). Webverkeer versleuteld met TLS; opgeslagen gegevens versleuteld met de standaardversleuteling van Google Cloud.
• Inloggen met e-mail en wachtwoord, met e-mailverificatie, beperking van het aantal inlogpogingen en optionele tweestapsverificatie (authenticator-app, e-mailcode of back-upcodes).
• Scheiding tussen klanten, afgedwongen in de applicatie (hoofdstuk 5).
• Wijzigingen worden vastgelegd met gebruiker en tijdstip, en waar beschikbaar het IP-adres en de browser.
• Sleutels en wachtwoorden in Google Secret Manager; de productiedatabase is alleen bereikbaar vanaf drie vaste IP-adressen.
• Herstel naar elk moment in de laatste 7 dagen, plus dagelijkse back-ups.

Wat nog niet op orde is, en waar wij aan werken: de database dwingt versleutelde verbindingen nog niet af en heeft nog geen database-auditing; er is nog geen scheiding tussen klanten op databaseniveau (alleen in de applicatie); er is nog geen externe penetratietest uitgevoerd en wij hebben geen ISO 27001-certificering; in- en uitloggen worden nog niet als auditregel vastgelegd; er is nog geen externe foutmonitoring of automatische alarmering. Een actueel overzicht van maatregelen geven wij op verzoek aan klanten.

11. Datalekken

• Als verwerkingsverantwoordelijke (hoofdstuk 4): bij een datalek melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het lek waarschijnlijk geen risico voor u oplevert. Brengt het lek waarschijnlijk een hoog risico voor u mee, dan informeren wij u zonder onredelijke vertraging (art. 33 en 34 AVG). Wij leggen elk datalek vast.
• Als verwerker (hoofdstuk 5): bij een datalek in klantinhoud informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 24 uur nadat wij het ontdekten (zoals in art. 7.1 van de Verwerkersovereenkomst). De klant beslist of zij het lek meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen; wij helpen haar daarbij en melden niet zelf, tenzij zij daarom vraagt of de wet dat vereist.

12. Uw rechten

Stuur uw verzoek naar privacy@minerva-digital.io. Wij reageren binnen een maand; bij ingewikkelde of veel verzoeken kan dat met twee maanden worden verlengd, en dat laten wij u dan weten. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen. Gaat uw verzoek over inhoud die een klant in het platform heeft gezet (hoofdstuk 5), dan sturen wij het binnen 5 werkdagen door naar die klant, omdat die over de gegevens beslist.

Klacht. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt. Wij horen het graag eerst van u, zodat wij het kunnen oplossen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen en rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben (art. 22 AVG). Bij onze eigen outreach (4.6) gebruiken wij AI om te bepalen welke professionals en organisaties wij benaderen en om berichten op hun functie af te stemmen. Dat is profilering voor direct marketing; u kunt daartegen altijd bezwaar maken. De analyses die Vera en Lars voor klanten maken van openbare standpunten en documenten, ondersteunen mensen die zelf beslissen.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

• Onze website plaatst alleen een functionele cookie als dat nodig is, en geen cookies voor statistieken of marketing (paragraaf 4.1).
• Het platform gebruikt alleen cookies die nodig zijn om het te laten werken: een beveiligde sessiecookie om ingelogd te blijven (session_token), een sessiecookie voor beheerders van Minerva (platform_admin_session) en voor het abonneeportaal (subscriber_session), en een cookie die uw taalkeuze onthoudt (NEXT_LOCALE). Daarvoor is geen toestemming nodig.

15. Kinderen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen onder de 18 jaar. Denkt u dat een minderjarige ons gegevens heeft gegeven, mail dan naar privacy@minerva-digital.io; wij verwijderen ze dan.

16. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum en het versienummer bovenaan laten zien welke versie geldt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij geregistreerde gebruikers per e-mail of in het platform, en klanten volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst, zoals vooraf bij een nieuwe subverwerker.

17. Contact